Табель в 1С по отметкам терминалов: как работает AC-PRO: Ритм

AC-PRO: Ритм работает внутри 1С как расширение для учёта рабочего времени. Он получает отметки прихода и ухода с терминалов доступа и заполняет табель в привычном документе 1С по графику сотрудника и правилам учёта, принятым в компании. Кадровик проверяет готовый результат и разбирает отклонения до расчёта зарплаты, а не собирает табель вручную по журналам.

Ниже описано, как устроена эта цепочка, почему часы в табеле не всегда равны времени между входом и выходом и что подготовить к запуску. Возможности и условия взяты со страницы продукта AC-PRO: Ритм.

От карточки сотрудника до табеля

Путь данных состоит из четырёх шагов.

1. Сотрудника завели в 1С. Документ приёма на работу создаёт карточку сотрудника на терминале, документ увольнения блокирует доступ. Заводить людей в каждом устройстве отдельно не нужно.
2. Данные переданы в терминал. Особые случаи решают командами в карточке сотрудника в 1С: выгрузить, заблокировать, разблокировать, очистить фото.
3. Отметки вернулись в 1С. Каждый проход записан в журнале отметок: терминал, время и способ отметки.
4. Табель заполнен в 1С. В документе «Табель» есть кнопка «Заполнить по терминалам»: 1С заполняет его по отметкам, графикам и правилам.

Терминал фиксирует только факт прохода. Почему человека не было на работе, показывают документы 1С: отпуска, больничные и другие отсутствия сохраняются при заполнении табеля.

Графики и правила учёта

Табель учитывает график каждого сотрудника, в том числе смены с переходом через полночь. Допустимые опоздание и ранний уход задаются правилом: период, организация и число минут.

Сами значения выбирает компания: какой допуск считать нормой, кто и в какой срок оформляет отсутствия. По Трудовому кодексу РК форму и порядок учёта рабочего времени определяет акт работодателя (пункт 3 статьи 79). Поэтому сначала правила закрепляют во внутреннем документе, а затем вносят в 1С.

Почему часы табеля не равны времени на объекте

Табель считается по графику и правилам учёта опозданий и раннего ухода, поэтому часы в нём могут отличаться от времени между первым входом и последним выходом. Табель показывает рабочее время по принятым правилам, а журнал отметок хранит фактические проходы.

Если сотрудник отметился только один раз, точно измерить присутствие нельзя. В табель записываются плановые часы с пометкой «ПРОВЕР.», а день попадает в список для проверки.

Сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни в 1С:ЗУП оформляют своими документами. Отметки терминала их не заменяют.

Разбор отклонений до расчёта зарплаты

С «Ритмом» кадровик не собирает табель, а проверяет исключения.

• Отчёт контроля рабочего времени показывает приходы, уходы и число отметок по сотрудникам и дням. Опоздания и ранние уходы видны до расчёта зарплаты, а руководитель знает, кого и за какой день нужно проверить.
• Журнал отметок хранит исходные записи: терминал, время и способ отметки. При споре открывают исходные отметки и сверяют их с табелем.
• Дни с одной отметкой помечены «ПРОВЕР.» и ждут решения кадровика.

Порядок разбора удобно закрепить заранее: кто смотрит отчёт, за сколько дней до расчёта зарплаты и кто оформляет недостающие документы. Тогда табель приходит к расчёту уже проверенным.

Конфигурации 1С и оборудование

«Ритм» устанавливается как расширение 1С. Целевые решения для Казахстана: 1С:ERP 2, 1С:ЗУП ред. 3 и 1С:ЗиК госорганизаций ред. 2. Перед запуском проверяют релиз 1С и кадровые сценарии компании.

«Ритм» интегрируется с терминалами Hikvision, ZKTeco и Dahua. Уже установленный терминал может подойти: для проверки нужны модель, версия прошивки и способ обмена, их проверяют до поставки.

Отметки нескольких филиалов можно собирать в одну базу, если у 1С есть сетевая связь с терминалами. В закрытой сети без интернета нужна локальная связь 1С с терминалами; работу в такой сети подтверждают для конкретной конфигурации перед поставкой.

Оборудование, монтаж и сервис выполняет ONSET. Программное обеспечение, внедрение в 1С, графики и табель остаются за AC-PRO.

Фото сотрудника и персональные данные

Если терминал узнаёт сотрудника по лицу, его фотография относится к персональным данным. Закон РК «О персональных данных и их защите» называет изображение лица идентификатором персональных данных (статья 6). Сбор и обработка таких данных по общему правилу ведутся с согласия субъекта (статья 7). Согласие дают письменно, через государственный или негосударственный сервис либо иным способом, позволяющим подтвердить его получение (статья 8).

На практике компания называет цель обработки (учёт рабочего времени), получает согласие до загрузки фото и ограничивает круг людей с доступом к фотографиям. При увольнении доступ блокируют, а фото очищают командой в карточке сотрудника. Закон в 2025–2026 годах менялся, поэтому текст согласия стоит сверить с юристом и действующей редакцией на adilet.zan.kz.

Что подготовить к запуску

Для расчёта проекта понадобятся:

• конфигурация и релиз 1С;
• численность сотрудников и число баз 1С;
• площадки, проходные и оборудование;
• графики работы, включая смены через полночь;
• правила учёта: допуск на опоздание и ранний уход, порядок оформления отсутствий;
• согласия сотрудников на обработку фото, если отметка идёт по лицу.

Срок запуска зависит от площадок, графиков и готовности оборудования. Ориентир: 2–4 недели для 100 сотрудников, 4–6 недель для 250, 6–8 недель для 500 и более.

Отчёт, заполнение табеля и управление доступом из 1С можно посмотреть на бесплатной демонстрации: запись на странице AC-PRO: Ритм.